Czy administrator cmentarza może udzielić informacji kto jest opiekunem grobu ?
Podstawa przetwarzania danych na cmentarzu.
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie ewidencji grobów, administrator cmentarza ma obowiązek dokonania wpisu do Księgi Osób Pochowanych (KOP) informację o osobie, która skorzystała z prawa do pochowania osoby zmarłej. Dane te, podlegają ochronie zgodnie z tzw. RODO.
Dane osób uprawnionych do pochowania.
Administrator cmentarza nie posiada dokładnej wiedzy, jaki jest krąg osób żyjących i posiadających 'prawo do grobu. Przepisy prawa w obecnym kształcie nie nakładają na administratora cmentarza by przechował on spis wszystkich osób żyjących będących w tym kręgu. Gromadzenie takich danych jest zatem nadmiarowe biorąc pod uwagę przepisy RODO. Ustawodawca przewidział, że zgromadzenie takiej wiedzy jest zwyczajnie niemożliwe. Chodzi o rzetelną i wiarygodną informację. Zgon jednej z osób powoduje, że dane są nieprawidłowe. Ponadto zgodnie z rozporządzeniem w KOP należy przechowywać dane ograniczone do: imienia /imion/ i nazwiska osoby, która dokonała pochówku. Pozostałe dane, jak adres wynikają często z dokumentu sprzedaży jakim może być np. faktura związana z wniesioną opłatą za pochowanie. Należy przy tym podkreślić, że nie zawsze jest to również osoba, która posiada prawo do grobu. Osoba obca w stosunku do zmarłych może również dokonać np. dochowania zmarłej żony do męża, gdy nie ma innych osób bliżej spokrewnionych ze zmarłą. Osoba ta, przez czynność dochowania nie stanie się opiekunem tego grobu w prostym rozumieniu prawa do grobu.
Administrator cmentarza powinien spełnić kilka warunków jeśli pojawi się prośba o udzielenie informacji o osobie, która dokonała pochowania osoby zmarłej. Nie ma on możliwości wskazania osób posiadających prawo do grobu.
- Osoby dokonujące pochowania powinny zostać zapoznane z klauzulą informacyjną, w której między innymi określone są cele przetwarzania ich danych. W klauzuli należy podać podstawę prawa przetwarzania danych, okres ich przetwarzania i również sytuacje w których ich dane mogą zostać przekazane np. innym organom.
- Istotny jest cel udzielenia informacji o opiekunie grobu. Wydaje się, że członkowie rodziny powinni sami posiadać lepszą wiedzę w tym zakresie niż administracja cmentarza. Sytuacje, które miałyby wpłynąć na udzielenie informacji są praktycznie ograniczone do minimum w samej materii spraw cmentarnych. Administrator we własnym zakresie i we własnych sprawach natury administracyjnej kontaktuje się z opiekunem grobu. Nie wydaje się by istniały inne okoliczności udzielania takiej informacji.
- Administrator cmentarza może udzielić informacji o osoba zmarłych, które zostały pochowane w danym grobie. Wówczas osoba zainteresowana może sama określić żyjących członków rodziny którzy posiadają prawo do grobu.
- W ważnych sytuacjach, administrator cmentarza może skontaktować się bezpośrednio z opiekunem grobu i przekazać informację w sprawie. Decyzję o dalszych czynnościach należy pozostawić opiekunowi grobu.
Należy zawsze mieć na względzie w jakim celu i zakresie przepisy prawa upoważniły administratora cmentarza do przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych do pochowania. Gromadzenie innych danych nie wynika wprost z przepisów prawa cmentarnego. Ich gromadzenie, przetwarzanie i odpowiednie zabezpieczenie a także wszelkie naruszenia są odpowiedzialnością administratora danych.
Dzień dobry, ponieważ powyższy artykuł jest rozszerzeniem i uzupełnieniem wcześniejszego artykułu „Dokumentacja cmentarna. Księgi cmentarne.”, więc niniejszy komentarz będzie się odnosił do tematyki obydwu artykułów.
Zdaję sobie sprawę, że dla kogoś na co dzień obytego z dokumentacją cmentarną pewne rzeczy są tak oczywiste, że nie warte wzmianki, ale dla laików podstawy nie są oczywiste, dlatego proszę o wyjaśnienie wątpliwości:
1. Ograniczenie dostępu do dokumentacji cmentarnej osobom bez interesu prawnego może być uzasadnione, ale co w przypadku gdy dana osoba posiada interes prawny wglądu do całości akt grobu (murowanego) i zawartej w nich wiedzy, przykładowo jest współdysponentem tego grobu, którego dotyczą akta?
Ukrywanie przed współdysponentem danych pozostałych współdysponentów, może prowadzić do uniemożliwienia współdysponentowi dostępu do zawartych w aktach grobu informacji niebędących danymi osobowymi, jeśli informacje te dotyczą działań pozostałych współdysponentów i uzasadnianiem tego ochroną ich danych.
Dla przykładu, jeden współdysponent składa do akt grobu pismo, a drugiemu współdysponentowi odmawia się możliwości zapoznania się z tym dokumentem, uzasadniając to ochrona danych składającego pismo. Czy i jak w praktyce rozwiązuje się ten problem?
2. W znanym mi przypadku administrator cmentarza domaga się od kolejnych (zstępnych) dysponentów grobu murowanego, wyznaczonych na podstawie dyspozycji złożonej na wypadek jego śmierci przez pierwszego dysponenta (tego, który podpisał umowę z zarządcą cmentarza na założenie grobu murowanego) działania nazywanego przez tego administratora ujawnieniem w ewidencji prawa do grobu.
Na jakiej podstawie wpisuje się w księgach cmentarnych (ewidencji zarządu cmentarza) kolejnych (zstępnych) dysponentów grobu, skoro w żadnym rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia ksiąg cmentarnych nie ma o tym wzmianki?
Skoro nie istnieje regulacja, to jak w praktyce wygląda przykładowy wpis do ewidencji (rodzaj księgi, rubryka, treść wpisu) w przypadku kolejnego (zstępnego) dysponenta na podstawie dyspozycji złożonej na wypadek jego śmierci przez poprzedniego dysponenta (grobu murowanego)?
Czy znajdująca się już w aktach grobu dyspozycja na wypadek jego śmierci złożona przez pierwszego dysponenta (fundatora grobu murowanego) nie jest wystarczającą legitymizacją kolejnego dysponenta?
Wobec tego, czy wpis do ksiąg cmentarnych kolejnych (zstępnych) dysponentów jest konieczny (rozstrzygający, konstytutywny) dla objęcia praw i zobowiązań dysponenta, czy też wpis kolejnych dysponentów do ksiąg cmentarnych ma stanowić jedynie ułatwienie dla administracji, żeby w razie konieczności kontaktu z aktualnym dysponentem mieć ułatwiony dostęp do danych bez potrzeby sięgania do akt grobu?
Konieczność takiego wpisu wydaje się dyskusyjna, w związku z nieobjęciem takiego wpisu żadną regulacją oraz zasadą minimalizacji przetwarzania danych osobowych.
Pytania, z racji opisania kontekstu są dosyć obszerne, ale dzięki temu wyjaśnienie może już być krótkie. Proszę nie tyle o teoretyczne rozważania, ile o wiedzę wynikłą z praktyki administrowania cmentarzem.
Pozdrawiam
Polecamy artykuł: Księgi cmentarne – część 2.