Księga Osób Pochowanych. Księgi cmentarne – część 3.

Pierwsza Księga z katalogu ksiąg cmentarnych.

Księga Osób Pochowanych, prowadzona tradycyjnie, jest zakładana dla każdego kolejnego roku kalendarzowego. Warto więc przygotować księgę już teraz, by mogła być wypełniana od pierwszych dni stycznia przyszłego roku.

Jakie dane powinna zawierać księga ?

Zgodnie z Ustawą o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych z 1959 roku wraz z późniejszymi zmianami, oraz aktami wykonawczymi do Ustawy, wydanymi dla uporządkowania ewidencji grobów , Księga Osób Pochowanych powinna zawierać następujące informacje:

1. NUMER EWIDENCYJNY. Numer ewidencyjny składa się z pierwszej liczby porządkowej przełamanej danym rokiem dla którego KOP została założona. Niekiedy dodatkowo rok zostaje przełamany liczbą narastającą wszystkich osób pochowanych na danym cmentarzu np. 1/2024/10584. Czyli jest to pierwsza osoba pochowana w 2024 roku ale 10.584-ta od początku istnienia cmentarza.
2. OZNACZENIE AKTU STANU CYWILNEGO I DATA REJESTRACJI ZGONU W REJESTRZE STANU CYWILNEGO ORAZ NAZWA URZĘDU, KTÓRY ZGON ZAREJESTROWAŁ LUB NUMER, DATA I WYSTAWCA INNEGO DOKUMENTU, Z KTÓREGO POCHODZĄ DANE DOTYCZĄCE OSOBY POCHOWANEJ. Do księgi wpisuje się pełny numer aktu zgonu. Datę wpisuje się słownie z oznaczeniem cyfr arabskich w nawiasie np. pierwszego września dwa tysiące dwudziestego czwartego (1.09.2024) roku; oraz Urząd Stanu Cywilnego wraz z miejscowością – czyli ten urząd, który zarejestrował zgłoszony zgon. Zamiennie może się w tej rubryce znaleźć opis karty zgonu wydanej dla dziecka martwo urodzonego jeśli nie został sporządzony akt zgonu ze względu na brak określenia płci a osoby uprawnione nie były zainteresowane jej ustaleniem poprzez badania genetyczne.
3. INFORMACJA O ZGŁOSZENIU ZGONU I DATA ZGŁOSZENIA, JEŻELI W ZWIĄZKU Z NIEDOSTĘPNOŚCIĄ REJESTRU STANU CYWILNEGO ZGON NIE ZOSTAŁ ZAREJESTROWANY W DNIU JEGO ZGŁOSZENIA. Wpisu dokonuje się tylko w przypadku gdy karta zgonu została przedłożona we właściwym dla zgonu USC ale ze względu na awarię systemu Źródło, zgon nie mógł być zarejestrowany. Karta zgonu będzie miała wpisaną datę zgłoszenia. Akt zgonu będzie zarejestrowany jak tylko system będzie dostępny. Wówczas należy uzupełnić rubrykę NR 2.
4. NAZWISKO I IMIONA OSOBY POCHOWANEJ. Cmentarze są zobowiązane do dokonywania wpisu obu imion osoby zmarłej. Należy obligatoryjnie posiłkować się wydanym odpisem aktu zgonu. Dane w kartach zgonu charakteryzują się często brakiem pełnych informacji. Należy weryfikować poprawność danych przed dokonaniem wpisu. Cmentarz odpowiada za ich poprawność.
5. NAZWISKO RODOWE.
6. STAN CYWILNY.
7. DATA I MIEJSCE URODZENIA. Datę wpisuje się słownie tak jak opisano wyżej dla rubryki NR 2.
8. DATA I MIEJSCE ZGONU.
9. INFORMACJA CZY ZGON NASTĄPIŁ W WYNIKU CHOROBY ZAKAŹNEJ. Można zastosować oznaczenie w rubryce pola do wyboru przez skreślenie: tak  lub nie. W przypadku nanoszenia przez personel medyczny choroby covid jako zakaźnej nie należy jej uznawać bo nie jest wymieniona w rozporządzeniu.
10. IMIĘ (imiona) I NAZWISKO OJCA, IMIĘ (imiona) I NAZWISKO MATKI.
11. DATA POCHOWANIA.
12. MIEJSCE POCHOWANIA: kwatera nr, rząd nr, grób nr .
13. RODZAJ GROBU.
14. INFORMACJA O OSOBACH ( IMIONA I NAZWISKA ) LUB ORGANACH, UPRAWNIONYCH DO POCHOWANIA ZWŁOK. Rubryka dotyczy osób wymienionych w katalogu osób uprawnionych z artykułu 10 Ustawy o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych.
15. DATA I MIEJSCE PONOWNEGO POCHOWANIA W PRZYPADKU EKSHUMACJI.
16. UWAGI. W rubryce dokonuje się wpisów w przypadku błędnych wpisów w poprzednich rubrykach.
17. CZYTELNY PODPIS OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO WPISU.

Wszystkie powyższe rubryki są aktualne na stan prawny z 8.09.2024 roku.

Księgi, które posiadają inne zbiory danych, nie spełniają wymagań obowiązujących przepisów prawa i nie powinny być w obiegu. Kontrola organu nadrzędnego, w przypadku cmentarza komunalnego będzie to np. Urząd Miasta, powinna zawnioskować o dostosowanie księgi do obowiązujących przepisów. Księga nie może zawierać innych danych niż te, które wynikają z rozporządzeń. Zbieranie danych nadmiarowych jest działaniem niewłaściwym i wątpliwym prawnie, gdyż nie można wskazać prawnego celu ich zbierania. Przypominamy, że również RODO dopuszcza przetwarzanie danych tylko takich, które posiadają podstawę prawną. Wytyczne w sprawie ksiąg cmentarnych dotyczą wszystkich cmentarzy zlokalizowanych na terenie kraju, bez względu na ich własność.

Układ graficzny księgi.

Księga Osób Pochowanych jest zakładana dla każdego roku, narastająco. Najlepszym układem jest gdy jedna strona dotyczy jednej osoby zmarłej pochowanej na danym cmentarzu. Strona podzielona jest na dwie kolumny i 17 wierszy. Po prawej stronie znajdują się tytuły od Nr 1 do Nr 17, a po prawej puste rubryki w które dokonuje się ręcznych wpisów. Księgę można prowadzić w sposób ciągły, jeśli w danym roku nie wykorzystano wszystkich stron. Kolejny rok wystarczy oznaczyć w księdze i dokonywać kolejnych wpisów. Na obwolucie księgi należy wówczas umieścić informację że księga jest dla np. 2023 i 2024 roku.

Charakter księgi wymusza by pismo było czytelne, wpis nie może budzić wątpliwości. Najlepiej wypełniać rubryki czarnym tuszem, w sposób gwarantujący trwałość zapisów. Strony muszą być ponumerowane.
Osoba dokonująca wpisu musi posiadać upoważnienie pisemne do ich dokonywania. Upoważnienie wydaje Kierownik cmentarza, Dyrektor cmentarza, Naczelnik wydziału, Burmistrz lub Wójt a w przypadku cmentarza wyznaniowego – proboszcz parafii lub ksiądz dyrektor.

Poniżej możesz pobrać bezpłatnie opracowaną jedną stronę Księgi Osób Pochowanych:

Techniczny wygląd i skład księgi.

Możesz przeczytać więcej na ten temat pod linkiem: dokumentacja cmentarna.