Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na dzień 20 maja 2025 roku, na cmentarzach obowiązuje ewidencja prowadzona w trzech księgach cmentarnych:
- Księga Osób Pochowanych
- Księga Grobów
- Alfabetyczny Spis Osób Pochowanych
Ewidencję można prowadzić w sposób tradycyjny – czyli ręcznie, wpisując dane do ksiąg papierowych, elektronicznie w systemach informatycznych lub w systemie mieszanym: ręcznie i elektronicznie.
Istotą prowadzenia ewidencji jest utrzymanie porządku dla pochówków osób zmarłych na danym cmentarzu oraz wnoszonych zastrzeżeń i opłat. Zbiór przetwarzanych danych musi mieć podstawę prawną czyli być zgodny z Rozporządzeniem o ewidencji grobów… a nadmiarowość zbieranych danych jest indywidualną odpowiedzialnością zarządcy cmentarza.
Pierwszą daną jaka jest wprowadzana przy wpisie do Księgi Osób Pochowanych to numer ewidencyjny. Każda osoba zmarła pochowana na danym cmentarzu taki numer będzie miała nadany. Numer ewidencyjny składa się:
- Liczba kolejna (narastająca w danym roku, czyli od 1 )
- Rok pochowania
- Dodatkowo może zwierać liczbę kolejnego pochowania od początku istnienia cmentarza
Przykład numeru ewidencyjnego: 1 / 2025 / 12456 – jest to pierwsza osoba pochowana w 2025 roku i 12.456-ta na danym cmentarzu.
Przydzielony numer ewidencyjny z Księgi Osób Pochowanych jest przenoszony do Księgi Grobów i do Alfabetycznego Spisu Osób Pochowanych. Numer ewidencyjny jest zatem kluczem do szybkiej orientacji w księgach cmentarnych dla administracji cmentarza.
W przypadku awarii systemu informatycznego głównym narzędziem w poszukiwaniu osoby pochowanej na cmentarzu będzie Alfabetyczny Spis Osób Pochowanych, prowadzony rocznikowo ( tak jak Księga Osób Pochowanych ). Wg alfabetu i określenia roku pochowania lub zgonu, dość szybko można odszukać osobę zmarłą. Spisując więc numer ewidencyjny z Alfabetycznego Spisu Osób Pochowanych łatwo znaleźć pełne dane w Księdze Osób Pochowanych. Poszukiwanie zmarłej osoby w Księdze Grobów odbywa się za pomocą danych miejsca pochowania: kwatery, rzędu i numeru miejsca. Tutaj numer ewidencyjny jest łącznikiem pomiędzy pozostały księgami cmentarnymi, potwierdzający, że to właśnie o tą osobę zmarłą nam chodzi…
Numer ewidencyjny jest więc identyfikatorem osoby zmarłej pochowanej na danym cmentarzu. Nie ma znaczenia czy osoba zmarła została ekshumowana i ponownie pochowana na innym cmentarzu.
Numer ewidencyjny ma zadanie również uniknięcie pomyłki w przypadku osób posiadających to samo imię lub imiona i nazwisko. Przypominamy, że ewidencja cmentarna nie przetwarza numerów pesel osób zmarłych.
W przypadku braku Księgi Osób Pochowanych prowadzonej w sposób tradycyjny lub elektroniczny nie ma możliwości posługiwania się numerem ewidencyjnym w Księdze Grobów. Jeśli na danym cmentarzu istnieje tylko Księga Grobów, należy przeprowadzić dodatkowo spis z natury i odtworzyć Księgę Osób Pochowanych. Spis z natury kontrolnie weryfikuje się z istniejącą Księgą Grobów – data zgonu i data pochowania. Wpisy do Księgi Osób Pochowanych wprowadza się wg daty pochowania…nadając numer ewidencyjny przełamując rokiem w którym pochówek się odbył. Wówczas numer ewidencyjny należy przenieść do Księgi Grobów.
Czy Grobonet to tylko wyszukiwarka grobów, bo tam jest możliwość zgłoszenia się a raczej zlozenia deklaracji na dysponenta grobu.
Grobonet to komercyjny (płatny dla administracji cmentarnej) system informatyczny, który jest formą wyszukiwarki osób pochowanych. Każdy cmentarz jest autonomiczny w kwestii zarządzania i zarząd tego cmentarza sam decyduje z jakiego systemu korzysta. To dowolność a nie obowiązek. Równie dobrze mają prawo być takie cmentarze, które nie posiadają żadnych systemów informatycznych a ich sposób zarządzania oparty jest na tradycyjnych księgach cmentarnych. W polskim systemie prawa cmentarnego nie ma możliwości zgłoszenia się do danego grobu jako „dysponent”. Jest to błąd programisty lub osoby, która wymyśliła taką możliwość w systemie Grobonet. Producent tego systemu jest świadomy tego błędu, jednak pozostawił taką opcję. Przypominamy, że dysponentem grobu jest krąg osób bliskich osobie zmarej pochowanej w danym grobie. Prawa do grobu, w polskim systemie prawnym, nie dziedziczy się.
Czyli jeżeli moj ojciec był fundatorem grobu mojej matki to ja jako córka mam prawo do tego grobu aż do 4 pokolenia .Więc nie dziedzicze go po jego śmierci?
Nie dziedziczy Pani. Nie jest Pani jednoosobowym zarządcą grobu. Prawo do grobu mogą mieć równocześnie: współmałżonek osoby zmarłej, dzieci, rodzice jeśli żyją, rodzeństwo zmarłej osoby, wnuki a nawet powinowaci… W orzecznictwie istnieją wyroki gdzie konkubent miał prawo do pochowania partnerki i jego prawo do grobu jest równe z matką i siostrą zmarłej.
Dla przykładu w Wielkiej Brytanii jest prawo cmentarne dziedziczne, ten co pierwszy założył grób decyduje o wszystkim.
W Polsce, po zakupie grobu i złożeniu w nim zwłok, prawa majątkowe ustępują prawom osobistym.
Serdecznie dziękuję za odpowiedź.