Koroner.
Pierwszym dokumentem jaki zostaje wydany na okoliczność zgonu za granicami Polski, to zaświadczenie sporządzone przez koronera. Ta instytucja w krajach zachodnich istnieje od dawna. W przypadku trudności w określeniu przyczyn zgonu, koroner zleca badanie sekcyjne zwłok. Dopiero o zakończeniu procedury zmarłego można pochować.
Na podstawie zaświadczenia koronera lub urzędowego dokumentu potwierdzającego zgon – polski odpowiednik aktu zgonu – można przystąpić do sprowadzenia osoby zmarłej. W przypadku gdy koszt transportu zwłok jest wysoki, część rodzin decyduje się na kremację w państwie na którego terytorium zdarzył się zgon.
Dokumentacja.
Zarówno w przypadku zwłok, jak i urny z prochami, procedura sprowadzenia jest taka sama. W pierwszej kolejności należy wystąpić z wnioskiem o sprowadzenie, do starosty właściwego ze względu na miejsce pochowania. Tak więc, jeśli np. miejscem pochówku będzie Kraków to wniosek należy złożyć odpowiednio w biurze obsługi interesanta Urzędu Miasta Krakowa. Do wniosku, należy załączyć zaświadczenie koronera o przyczynie zgonu i wydany na jego podstawie akt zgonu w państwie na terytorium którego nastąpił zgon. Dodatkowo na sprowadzenie urny z prochami – zaświadczenie o wykonanym spopieleniu.
W wewnętrznej procedurze, Urząd prześle dokumenty do inspektora sanitarnego i na podstawie jego opinii wyda zezwolenie na sprowadzenie zwłok lub urny z prochami na terytorium kraju.
Wydaną decyzję administracyjną należy przesłać do polskiego konsula właściwego dla miejsca zgonu. Najczęściej wymagana jest opłata konsularna. Konsul wyda zaświadczenie o możliwości transportu zwłok lub urny z prochami.
Dokumenty wydawane są niezwłocznie po otrzymaniu wniosków.
Po otrzymaniu dokumentacji należy złożyć dodatkowo wniosek o rejestrację aktu zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce, najlepiej najbliższym miejsca zamieszkania rodziny w Polsce.
Warto wiedzieć, że w przypadku zgonu na chorobę zakaźną nie można sprowadzić zwłok przed upływem dwóch lat od dnia zgonu.
W czasie epidemicznym mogą być dodatkowe utrudnienia i zakazy.
Uprawnieni.
Osobami uprawnionymi do uzyskania powyższych zezwoleń są osoby najbliżej spokrewnione z osobą zmarłą ale również wojsko, organy państwowe, instytucje i organizacje społeczne oraz osoby, które się dobrowolnie do ich pochowania zobowiążą. (Art. 10 ust. 1 Ustawy o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych). Na rynku istniejąc firmy pogrzebowe oferujące transport międzynarodowy osób zmarłych. Powyższe formalności mogą załatwić na podstawie stosownego upoważnienia. Jeśli zdecydujemy się na przekazanie tej czynności formalnej firmie, zadbajmy by była to dokładnie ta sama firma, która sprowadzi nam zmarłego do kraju. W przypadku zwłok, transport musi odbyć się przy asyście wyspecjalizowanej firmy. Ważne, by po sprowadzeniu zmarłego, firma zwróciła nam oryginały pełnej dokumentacji, będzie ona nam potrzebna do pochowania. Urnę z prochami w większości krajów możemy sami transportować ale musimy spełnić wszystkie wymogi danego kraju (np. opieczętowanie urny, dodatkowe odpowiednie zezwolenia i zaświadczenia, że w urnie znajdują się tylko prochy ludzkie). W niektórych krajach nawet urny z prochami nie wydaje się Rodzinie do rąk, tylko przesyła się na miejsce pochowania np. pocztą lotniczą.
W kancelarii cmentarza.
Ustawa o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych wyraźnie wskazuje, że w celu pochowania należy przedłożyć tzw. kartę zgonu – część dla administracji cmentarza. W przypadku zgonu poza granicami RP karty takiej nie będzie. Zastępczo, Ustawa w art. 14 ust. 4 przewiduje, że do pochowania należy przedłożyć decyzję starosty / prezydenta miasta oraz zaświadczenie polskiego konsula. Dokumenty należy przekazać administracji cmentarza w oryginałach. Nie będą one potrzebne rodzinie do innych czynności. Dodatkowo można udostępnić zaświadczenie koronera czy wydany zagraniczny akt zgonu a w przypadku prochów – zaświadczenie o kremacji. Administracja nie może wymagać od nas karty zgonu.