Przepisy prawa narzucają administracji cmentarza prowadzenie tzw. ksiąg cmentarnych. Zestaw zawiera: Księgę Osób Pochowanych, Księgę Grobów, Alfabetyczny Spis Osób Pochowanych. Prowadzenie Ksiąg może odbywać się w systemie informatycznym, tradycyjnym – pisemnie, mieszanym tych dwóch opcji. Wpisów dokonuje się na podstawie Karty Zgonu – części dla administracji cmentarza, którą sporządził lekarz lub osoba uprawniona prawem do stwierdzenia zgonu.
Księga Osób Pochowanych prowadzona jest dla danego roku. Wpisów dokonuje się według kolejności pochówków na danym cmentarzu czyli według dat lub nawet godziny pochówku jeśli w danym dniu liczba pochówków była duża. Spis zawiera dane osoby zmarłej: imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodziców, data i miejsce urodzenia oraz zgonu, informację czy zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej, dokładny opis miejsca pochowania, rodzaj grobu, kto dokonał pochowania oraz który urząd stanu cywilnego dokonał zarejestrowania zgonu i pod jakim numerem i kiedy. Administrator ma obowiązek dokonywania również zapisu gdy dojdzie do ekshumacji.
Księgę Osób Pochowanych zamyka się na dany rok przez dokonanie zapisu na stronie z ostatnim wpisem – przykład wpisu zamknięcia: „Księgę Osób Pochowanych na rok np. 2020 – zamknięto na stronie nr … „, podpis czytelny administratora cmentarza, pieczątka opcjonalnie.
Księga Grobów najczęściej założona jest dla danej kwatery a na poszczególnych kartach księgi opisane są szczegóły dotyczące konkretnego grobu: rząd, numer miejsca grzebalnego, rodzaj grobu np. ziemny, murowany, jednopoziomowy czy wielopoziomowy, pojedynczy czy podwójny, urnowy… Nazewnictwo nie jest standaryzowane a powinno z uwagi na odpowiednie rozporządzenie wydane w tym zakresie: rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków. Spotyka się różne nazwy dla tych samych grobów w zależności od regionu… Jednak prawidłowa prowadzona Księga Grobów musi spełniać wymogi przepisów prawa. Jeśli jednak nazwy grobów odbiegają od ww. rozporządzenia wówczas uchwała Rady Miasta dotycząca opłat za udostępnienie miejsc grzebalnych powinna zawierać tzw. słowniczek wyjaśniający nazwy grobów i ich odpowiedniki z rozporządzenia. Podstawową informacją w Księdze Grobów są dane osób zmarłych, które zostały w nim pochowane, na którym poziomie, w której części grobu i kiedy pogrzeb się odbył. Istotną informacją, którą administrator ma obowiązek zapisać jest wniesienie opłaty i zastrzeżenia przez opiekunów grobu. Zastrzeżenie należy rozumieć jako wstrzymanie możliwości użycia danego grobu do pochowania innej osoby zmarłej przez administratora. Innymi słowy wniesienie opłaty przedłużającej ważność grobu zastrzega się możliwość tzw. likwidacji grobu (chociaż to określenie nie jest precyzyjne bo de facto do likwidacji grobu nie dochodzi skoro w tym miejscu urządza się ponownie grób). Opłaty należy wnosić co 20 lat ale nie dotyczą one wszystkich grobów co opiszemy w innym miejscu naszego vademecum.
Alfabetyczny Spis Osób Pochowanych to nic innego jak spis wszystkich zmarłych, którzy zostali pochowani na danym cmentarzu, wpisani do księgi według alfabetu, rocznikowo. Spis ma ułatwić odnalezienie zmarłej osoby na cmentarzu i grób, w którym nastąpił pochówek. Alfabetyczny spis sporządza się wg alfabetu polskiego aż do ostatniej litery w nazwisku a nie jedynie do pierwszej litery w nazwisku.
Księgi cmentarne przechowywane są bezterminowo, są kategorią A (archiwalną) i traktowane są jak księgi wieczyste. Powinny być zapisywane w sposób staranny, czytelny, nie budzący wątpliwości, na dobrej jakości papierze, oprawione w twarde obwoluty stanowiące zabezpieczenie przed zniszczeniem. Wpisów mogą dokonywać tylko osoby do tego upoważnione co znaczy, że osoba dokonująca wpisu powinna otrzymać pisemne upoważnienie do tej czynności nadane przez administratora cmentarza (dyrektora, kierownika, proboszcza).
Sposób przechowywania ma chronić przed kradzieżą, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.
Księgi z racji na swoją wartość archiwalną ale i historyczną, nie powinny być udostępniane powszechnie. Dla celów udostępnienia informacji osobie, która wykaże interes prawny do jej pozyskania, można dokonać tzw. odpisu z księgi.
Dane, które znajdują się księgach cmentarnych nie są dowolnością. Nie należy zbierać danych nadmiarowych, których nie przewidują przepisy prawa. Nie należy dokonywać też wpisów których nie przewiduje się w rozporządzeniach. Skrupulatne przestrzeganie zapisów rozporządzeń wpływa na czytelność ksiąg, zgodności z prawem i standaryzacją wszystkich cmentarzy w Polsce. Należy zwracać uwagę czy oferowane księgi cmentarne np. w sklepach internetowych spełniają powyższe wymogi czyli są zgodne z aktualnymi przepisami prawa. Czy oferowane są w dobrze zaprojektowany i logiczny sposób, umożliwiający zapis ręczny, strony ponumerowane. Z pewnością nie jest trudne zaprojektowanie własnej księgi przez administratora cmentarza i przekazania go do druku.
Księgi cmentarne stanowią zbiór dokumentacji,
który obowiązuje na cmentarzach komunalnych – gminnych
i parafialnych.
Podstawą prawną, która reguluje sprawę ksiąg cmentarnych jest Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze:
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2003 nr 141 poz. 1370)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 grudnia 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2015 poz. 2257).
Księgi cmentarne zleca się do druku w lokalnej drukarni zgodnie ze wzorem opracowanym na podstawie aktów wykonawczych czyli wymienionych wyżej Rozporządzeń. Szata graficzna samych ksiąg nie ma większego znaczenia. Należy jednak mieć na uwadze ich okres przechowywania, ważność przechowywanych w nich informacji i samej estetyki, którą powinny charakteryzować się podobne dokumenty.
Brak ksiąg cmentarnych bez względu na ich formę, jest naruszeniem przepisów prawa i obciąża administratora, właściciela cmentarza gdy pojawi się konflikt pomiędzy Rodziną zmarłego a cmentarzem, a sprawa trafi do Sądu. Należy zwrócić uwagę, że to administrator ma obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg a w tym wpisów o dokonywanych opłatach przy przedłużaniu ważności grobu i tym samym wnoszeniu zastrzeżeń do jego ponownego użycia.
Możesz przeczytać więcej o dokumentacji cmentarnej pod linkiem: część 2.
Dziękuję za bardzo ciekawy wpis. Rozwiało to wiele moich wątpliwości natury genealogicznej
Czy Księgi Cmentarne można prowadzić w formie segregatora, gdzie strony będą w foliach ponumerowane w formie wydruku? Jeżeli tak to jakieś wymagania specjalne?
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji grobów określa, że cmentarz zobowiązany jest do posiadania ksiąg. Segregator nie stanowi księgi w rozumieniu przepisów. Księgi o których mowa są przechowywane bezterminowo stanowiąc swego rodzaju księgi wieczyste. Nie mogą zatem być one prowadzone w sposób „luźny” technicznie. Wydruk i złożenie ksiąg po zakończeniu roku narusza przepis, który nakłada obowiązek dokonania wpisu do ksiąg w ciągu 7 dni od daty pochowania. Wyjątkiem jest Alfabetyczny Spis Osób Pochowanych, sporządzany raz do roku. Można natomiast prowadzić księgi w wersji elektronicznej. Ale należy zapewnić ich bezpieczeństwo cyfrowe, dostęp oraz powinny zawierać tylko te dane, których wymaga rozporządzenie. Nadmiarowość danych, szczególnie dotyczących osób żyjących, czyli opiekunów grobów, rodzaj wyznania, może naruszać RODO. Będzie to miało ogromne znaczenie przy naruszeniu.
Czy brak dokumentu o opłacie grobu z przed prawie trzydziestu lat upoważnia kościół do pobrania opłaty wstecz. Brak również wpisu w księdze kościelnej?
To zależy jakiego grobu dotyczy pytanie. Czy jest to grób murowany przeznaczony do pochowania więcej niż jednej osoby, czy jest to grób ziemny?
Czy ksiądz ma obowiązek dokumentowania,kto i kiedy zapłacił za miejsce na cmentarzu i na pisemny wniosek ma obowiązek wydania duplikatu/zaświadczenia o uiszczeniu takiej opłaty osobie,która płaciła? Czy mimo pisemnego sprzeciwu,ktoś inny niż osoba,która za miejsce na cmentarzu wykupiła, może dokonać na tym miejscu pochówku?Czy otrzymawszy pisemny sprzęcie kościół ma obowiązek odmówienia pochówku w tym miejscu?
Obowiązek dokonywania wpisów o wnoszonych opłatach wynika z Rozporządzenia o ewidencji grobów. Jest to obowiązek spoczywający na właścicielu cmentarza. Ksiądz powinien udzielić informacji do kiedy dany grób jest opłacony jeśli dany grób takiej opłacie podlega. Jest to w interesie zarówno właściciela cmentarza jak i opiekunów grobów.
Sprawa sprzeciwów i konfliktów rodzinnych nie leży w gestii administratorów cmentarzy. Nie są to organy właściwe do ich rozstrzygania a więc nie powinny one przyjmować podobnych dyspozycji . Z prostej przyczyny, administrator nie zna kręgu osób posiadających prawo do grobu. Nikt też, z osób które prawo do grobu posiada, nie może pozbawiać innej osoby podobnego prawa wydając sprzeciw.
Pochowanie może mieć miejsce jeśli kolejna osoba zmarła jest spokrewniona z osobą już wcześniej pochowaną w grobie. Na przykład zmarły mąż do wcześniej pochowanej żony, jeśli małżeństwo trwało do chwili zgonu pierwszego ze współmałżonka. Inna rzecz jeśli dochówek dotyczy osoby nie spokrewnionej. Wówczas należy mieć na uwadze że prawo do grobu poszerza się o osoby spoza rodziny…
Wszelkie spory i ocena czy pochówek mógł się odbyć w danym grobie musi pozostać dla Sądu, jeśli któraś z osób uzna, że dokonano naruszenia jej prawa. Należy wziąć pod uwagę, że wbrew panującym przekonaniom trudno jest naruszyć czyjeś dobra osobiste, prawo do kultu osoby zmarłej, dokonując pochówku osób ze sobą spokrewnionych…
W jakiej kolejności prowadzi się Księgę Grobów? W kolejności pochówku czy zgodnie z planem cmentarza zostawiając miejsca wolne do uzupełnienia jeśli miejsce zostało zarezerwowane ale nie pochowano w nim jeszcze zmarłego?
W praktyce cmentarze podzielone są najczęściej na kwatery. Stąd wielu administratorów zakłada Księgi Grobów dzieląc je na poszczególne kwatery. Na przykład dla kwatery nr 1 założono Księgę Grobów. Na kwaterze jest 12 rzędów a w każdym rzędzie 30 grobów. A więc kwatera posiada 360 grobów. Księga Grobów musi posiadać odpowiednio 360 kart a każda z kart to zapis dotyczący każdego z tych grobów, zgodnie z Rozporządzeniem o ewidencji grobów. Wpisów dokonuje się narastająco w każdym grobie, w którym nastąpił pochówek. Jeśli któreś z tych miejsc jest udostępnione w rezerwacji za życia, musi być też ujęte w Księdze, na razie z pustymi wierszami…
Pierwsza karta w Księdze Grobów dla kwatery nr 1 będzie dotyczyła grobu 1 / I / 1 czyli grobu pierwszego w pierwszym rzędzie, itd… Ksiąg będzie zatem tyle ile jest kwater. W przypadku dużych powierzchniowo cmentarzy, Ksiąg może być zdecydowanie więcej a ich podział bardziej rozbudowany. Reasumując, jeśli osób pochowanych w grobie jest sporo np. 20 osób, to kart dla jednego grobu może być więcej niż jedna. Z pewnością musi być odpowiednio zabezpieczone wolne miejsce na kolejne osoby zmarłe…
Zgodnie z Rozporządzeniem Księgi cmentarne można prowadzić w systemie informatycznym.
§ 15 ust.3 określa, że w ostatni dzień roboczy roku należy sporządzić wydruk wszystkich danych. Pytanie, w jakiej formie przechowywać wydruki?
Sugerując się poprzednimi komentarzami, wydruki zgormadzone w segregatorze nie stanowią Księgi cmentarnej.
Wydruki należy opatrzyć w numery stron, powinny być posegregowane narastająco w przypadku Księgi Osób Pochowanych, lub wg alfabetu dla Alfabetycznego Spisu Osób Pochowanych. Karty powinny być łączone w sposób trwały bez możliwości ich wymiany. Wydruki powinny zawierać informację, kto dokonał wprowadzenia danych do systemu. Odpowiednio do prowadzonych Ksiąg w sposób tradycyjny gdzie istnieje imię i nazwisko osoby upoważnionej do dokonania wpisu. Księga Grobów nie powinna być drukowana z uwagi na jej krótki termin ważności. Wydruk traci aktualność w przypadku pierwszego dochowania kolejnej osoby zmarłej w danym grobie… Jest to błąd autorów Rozporządzenia o ewidencji grobów, z informacji pozyskanych przez Eksperta Cmentarnego.
Co w sytuacji kiedy mój pradziadek zmarł w 1955 roku prababcia w 1998? Rozporządzenie jest z 2001 a proboszcz twierdzi, że obowiązuje go tylko baza internetowa o 2004 roku i nie ma żadnej ewidencji tego kto był pochowany przed tą datą. Ostatnią inwentaryzację robił w 2000 roku, wtedy ponoć wywieszali kartki na grobach i jeśli się ktoś nie zgłaszał to chowali w nim inną osobę. Według tego co mówi to nie ma śladu po pradziadkach ani informacji czy byli tam pochowani i na ile był grób opłacony… A byli na pewno:).
Jeśli pytanie dotyczy grobu ziemnego to rodzina zainteresowana utrzymaniem miejsca pochówku powinna wnieść opłatę przedłużającą ważność tego grobu
w 1975 roku na 20 lat do 1995 roku, w 1995 roku na kolejne 20 lat do 2015 roku , przy dochówku w 1998 roku opłata powinna być wniesiona za 3 lata tak by pochowana osoba spoczywała w grobie opłaconym na kolejne 20 lat czyli do 2018. Jeśli nie wniesiono opłaty w 2018 roku na kolejne 20 lat, to właściciel cmentarza miał prawo, zgodnie z ustawą, wskazać to miejsce do ponownego użycia przez inną osobę.
Obowiązek wnoszenia opłat spoczywa na opiekunach grobu i jest to wiedza powszechna. Właściciel cmentarza nie ma obowiązku ustawowego informować indywidualnie o możliwości wnoszenia opłat i zastrzeżeń. Takie działanie jest zwyczajnie niemożliwe do zrealizowania.
Inną kwestią jest posiadanie przez właściciela cmentarza ksiąg cmentarnych i przechowywania ich bezterminowo.
Obowiązek prowadzenia ksiąg cmentarnych obowiązuje od 1933 roku.
Dzień dobry, czy dokumentacja cmentarna jest archiwizowana w ramach parafii czy księgi są przekazywane do archiwum państwowego? Nie mam wiedzy na ten temat, ale czy badając prywatnie swoją genealogie mógłbym gdzieś znaleźć np. skany takich ksiąg, podobnie jak metryki urodzeń czy małżeństw?
Księgi cmentarne posiadają kategorie A, czyli są przechowywane bezterminowo. Ich miejsce przechowywania to administrator cmentarza do momentu kiedy cmentarz nie zostanie zamknięty. Wówczas są one przekazywane do archiwum państwowego. Jeśli jest to cmentarz wyznaniowy, to różnie z tym bywa. Najczęściej księgi są w parafii, która jest właścicielem cmentarza. Myślę, że za opłatą można uzyskać dane z tych ksiąg… jak niejednokrotnie potwierdza to praktyka. Oczywiście skuteczność uzyskania danych wiąże się z osobistą raczej wizytą w danej parafii i okazanie się najlepiej stosownym dokumentem pokrewieństwa.
Zarzadca cmentarza wymurowal grob panu x w nieprzepisowej odleglosci 32 cm od mojego wymurowanego/ rezerwacje Przy oblozeniu pomnikiem pozostanie 5 cm przejscia. Mam rezerwacje od 2018 r Ponoc babcia rezerwowala miejsce w 98 ra teraz wnuk niby kupil grobowiec W tamtym czasie byly tam groby ziemne wiec jak to mozliwa rezerwacjaWszystko zagmatwane Jakie kroki prawne mozna podjac Bede wdzieczny za podpowiedz
Sprawę odległości pomiędzy grobami oraz możliwości postawienia nagrobka na istniejącym grobie reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków. Nagrobek może być postawiony tylko i wyłącznie w obrysie wyznaczonego grobu a odległość pomiędzy grobami, tzw. dziury do dziury, to 50 cm. Administracje cmentarzy nie powinny dokonywać sprzedaży samych placów pod przyszłe groby z uwagi na fakt późniejszych komplikacji. Jest to temat często poruszany wśród administratorów cmentarzy, zachęcamy do zaprzestania takich praktyk przez administratorów. W rezerwacji za życia powinny być tylko miejsca pod groby murowane ale w ramach zakupu miejsca powinien być w umowie zawarty obowiązek wymurowania grobu w określonym czasie.
Mam pytanie. Moja prababcia zmarła w latach 40-stych. Niestety, ani w ksiegach parafialnych ani w urzędzie gminy rzekomo nie mają dokładnej daty zgonu tej osoby. Na grobie napisane jest tylko ile lat przeżyła. Z czego może to wynikać? Czy mogą coś ukrywać, bo niemożliwym wydaje mi się brak jakiegokolwiek śladu ani w kościele ani w urzędzie…? Na tym samym cmentarzu osoby z mojej rodziny zmarłe w podobnych latach a nawet i wcześniej mają normalnie udokumentowaną datę zgonu. Czy jest jakaś szansa dowiedzieć się o dokładną datę śmierci prababci?
Po 80 latach od zdarzenia dokumentacja gromadzona w Urzędach Stanu Cywilnego przekazywana jest do zasobów Archiwum Państwowego. Należy zatem sprawdzić pod który Urząd należało zarejestrowanie zgonu i do którego Archiwum Państwowego przekazywano dokumenty. Istnieje jakaś szansa na zdobycie danych.
Dzien dobry . Rodzina ma dwa ma dwa orginalne kwity zakupu z 1943 r zatytowane ,,grob wieczysty -kwit zaplaty na zakup ziemi,, Groby sa dwa na cmentarzu parafialnymi sa grobami ziemnymi. Byl to okres wojny ,pogrzeb byl w ciagu 3 dni po powstaniu w getcie bez domu przedpogrzebowego.Teraz kancelaria cmentarza oczekuje uiszczenia oplata administracyjnych tzw. pokladnychl lub odnowa zgodnie z ustawa 1959r. To dlaczego ta sama kancelaria sprzedala ziemie pod groby wieczyste o wiele drozej 80 lat temu a dzis twierdzi ,ze nie ma statusu grobu wieczystego. Widziala i wiedziala ,ze jest to grob ziemny.. Ten fakt sprzedazy jest odnotowany w ksiegach cmentarnych- kancelaria woli przemilczec.Regulaminu cmentarza wowczas nie bylo a zawrta umowa to kwity zaplaty.Uwazamy.ze tym samym nabylismy uprawnienia i prawo do grobu wieczystego od 1943 r Ustawa z 1959 rnie twierdzi,ze wczesniej zawarte umowy sprzedazy przestaly obowiazywac. Gdzie jest ochrona praw nabytych,,umow nalezy dotrzymywac,,,mimo ze Ustawa 1959 nie wykluczagrobow wieczystych a tym samym praw nabytych.Czy kancelarli cmentarza przsluguje zmiana wczesniej zawartej de fakto umowy sprzedazy
Na czas udostępnienia miejsca pod grób obowiązywała ustawa o chowaniu zmarłych i stwierdzaniu przyczyny zgonu z 17 marca 1932 roku. Sprawę opłat opisuje artykuł 10 ww. ustawy. Groby ziemne podlegały, tak jak współcześnie, opłatom co 20 lat o ile rodzina chciała i chce grób zachować. Groby murowane takim opłatom nie podlegały i obecnie też nie podlegają. Noszą znamiona grobów trwałych, można by ująć jako grobów wieczystych. Grób ziemny nie posiada takiego charakteru. Jeśli właściciel cmentarza zawarł umowę na czas wieczysty dla grobu ziemnego to jego indywidualna decyzja. Ma do tego prawo. Pod warunkiem, że istnieje umowa cywilnoprawna. Trudno przesadzić jak Sąd ustosunkuje się do dokumentu w postaci tylko kwitu a nie umowy. Z pewnością należy podkreślić że jeśli są to groby ziemne to podlegają one opłatom, chociaż właściciel cmentarza ma prawo zawrzeć umowę przedłużającą termin przed upływem którego nie wolno użyć grobu do ponownego pochowana, czy nawet potocznie zwanej likwidacji grobu.
A jak wygląda sprawa z udostępnianiem kart zgonów przez administrację cmentarza? To ważne źródło dla genealogów. Ja np. czasem dostaję karty zgonów krewnych bezproblemowo, a czasem spotykam się odmową. Zatem: czy administracja cmentarza może odmówić udostępnienia tych kart, czy też ma obowiązek udostępnić (interes prawny: kult pamięci zmarłych krewnych – Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 25 października 2021 r., sygn. akt III SA/Kr 706/21)? No i czy jest różnica w tym względzie w cmentarzach komunalnych i parafialnych?
Cmentarz przetwarza dane na podstawie Ustawy o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych z 1959 roku oraz aktu wykonawczego: Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 roku w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów, wraz z późniejszymi zmianami tego rozporządzenia. Nie ma przeszkód prawnych do udostępniania danych związanych z osobami pochowanymi w danym grobie. Jedyną przesłanką nieudostępnienia danych jest ich brak, co ma prawo się zdarzyć. Udostępnianie dokumentu tzw. karty zgonu, nie jest konieczne w tym przypadku, z uwagi na fakt, że dane z karty zgonu są przetwarzane w księgach cmentarnych. Administrator może dokonać odpisu danych, które przetwarza zgodnie z przepisami prawa w księgach cmentarnych. Oczywiście ograniczenia dotyczą danych np. żyjącego współmałżonka czy rodziców osoby zmarłej. Wówczas Administrator powinien odebrać stosowny wniosek oraz zweryfikować stopień pokrewieństwa wnioskującego o dane i cel ich pozyskania. Chyba, że wszystkie dane osobowe dotyczą osób już nieżyjących. Ponadto należy zapoznać się z przepisami prawa w zakresie, jakie dane przetwarzane są przez cmentarze. Często wnioskujący zgłaszają potrzebę uzyskania danych, które nie są w posiadaniu administratorów. Brak kart zgonu czy ksiąg cmentarnych dotyczy najczęściej administracji cmentarzy parafialnych, które błędnie twierdzą, że kartę zgonu przechowuje się przez 30 lat (regulowała to poprzednia Ustawa o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych) a ksiąg zwyczajnie nie prowadzą. Jednakże należy podkreślić, że prawo cywilne w zakresie cmentarzy na terenie RP, dotyczy wszystkich nekropolii bez względu na ich własność, gminną lub związku wyznaniowego.
Dziękuję za odpowiedź! Niestety zarządca cmentarza potrafi mnożyć trudności, jak poniżej:
„Podstawą prawną uzyskania odpisów aktów stanu cywilnego, w tym aktów zgonu jest ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 r. poz. 1378). Miejski Zarząd Usług Komunalnych w XXX nie jest uprawniony na podstawie art. 44 ww. ustawy do wydawania aktów zgonu. Zaznaczamy, że żądana przez Panią dokumentacja nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 902). Jednocześnie karty zgonu zawierają dane innych osób, których udostępnienie może narazić MZUK na odpowiedzialność prawną. Dodatkowo MZUK nie dysponuje zgodą dysponenta grobu do przekazywania/udostępniania żądanych przez Panią dokumentów.”
Co w takim przypadku? Czy odmowa udostępnienia kart zgonów w powołaniu się na powyżej wymienione przyczyny jest od strony prawnej zasadna?
Odpisy aktów zgonu i innych aktów, wydaje wyłączenie Urząd Stanu Cywilnego osobom spokrewnionym wobec osób, których akty dotyczą lub osobom, które wykazać mogą interes prawny. Zarządca cmentarza nie może Pani wydać takiego dokumentu. Nie jest organem właściwym. Natomiast w przypadku pozyskania danych z cmentarzy a dotyczących osób zmarłych nie ma barier prawnych. Nie wiadomo zatem o jakich przepisach prawa myśli MZUK w tej kwestii, warto zapytać o podstawę prawną takiego stanowiska. RODO nie dotyczy osób zmarłych, dane zmarłych są przetwarzane w wielu wyszukiwarkach internetowych a na niektórych cmentarzach księga osób pochowanych jest dostępna bez ograniczeń – np. tak to funkcjonuje na Cmentarzu Komunalnym Północnym w Warszawie. Być może błąd leży we wniosku o dane, których cmentarz nie posiada lub błędnego rozumienia aktu zgonu a karty zgonu. Przypominamy, że karta zgonu zawiera mniej danych niż akt zgonu w przypadku poszukiwania danych genealogicznych. Niejednokrotnie dane na kartach zgonu zawierają dane ograniczone nawet do imienia matki zmarłej osoby, bez podania jej nazwiska rodowego, lub w miejscu jej nazwiska rodowego zostaje wpisane nazwisko przyjęte w akcie małżeństwa.